Kalau mendengar tanggal 9.9, 10.10, 11.11, atau 12.12, kebanyakan orang langsung teringat pada “perang diskon” di marketplace. Pada tanggal kembar ini, hampir semua e-commerce menawarkan potongan harga besar-besaran, flash sale setiap jam, hingga promo gratis ongkir yang membuat konsumen berbondong-bondong checkout. 

Fenomena tanggal kembar sudah menjadi agenda tahunan yang ditunggu pembeli sekaligus penjual, karena transaksi bisa melonjak berkali-kali lipat dibanding hari biasa. Namun, di balik euforia pembeli yang berburu diskon, ada cerita berbeda dari balik layar. 

Lonjakan transaksi dalam satu malam bisa membuat tim operasional e-commerce bekerja ekstra keras. Mulai dari customer service (CS), warehouse, hingga divisi pengiriman harus siap menghadapi volume pesanan yang tidak biasa. Bagi mereka, tanggal kembar bukan sekadar pesta belanja, tapi maraton kerja penuh tekanan.

Lonjakan Aktivitas di Layanan Pelanggan (Customer Service)

“Telepon dan chat masuk tidak berhenti sejak tengah malam.” Begitulah gambaran yang sering muncul di ruang CS saat tanggal kembar. Data dari berbagai marketplace juga menunjukkan bahwa jumlah pertanyaan pelanggan bisa naik hingga 3–4 kali lipat dibanding hari normal.

Tantangan utama tim CS tidak hanya soal jumlah, tapi juga pola komunikasi, seperti tiga hal yang paling sering terjadi berikut ini: :

1. Pertanyaan yang berulang, mulai dari “pesanan saya sudah diproses belum?” hingga “kapan barang saya dikirim?” Tim CS harus menjawab ratusan pertanyaan serupa dengan sabar, bahkan di luar jam kerja normal.
   
2. Menangani keluhan keterlambatan, banyak pelanggan cemas pesanan mereka tidak sampai tepat waktu. CS harus bisa menenangkan, sekaligus memberikan jawaban akurat berdasarkan data sistem.
   
3. Permintaan pembatalan atau perubahan pesanan dengan volume tinggi, dimana kasus seperti salah ukuran atau ganti alamat seringkali muncul. Tantangannya adalah bagaimana mengakomodasi tanpa membuat proses order lain tersendat.

Untuk mengatasi situasi hectic ini, banyak perusahaan mengandalkan strategi berbeda. Misalnya, penggunaan template respons untuk pertanyaan yang sama atau FAQ, integrasi chat dengan sistem pesanan agar informasi real-time bisa langsung ditarik, serta penambahan tim CS sementara di periode promo besar. Dengan begitu, pelanggan tetap merasa dilayani meskipun beban kerja melonjak.

Dinamika di Warehouse

Kalau CS sibuk dengan layar komputer, tim warehouse menghadapi pemandangan nyata: gunungan pesanan yang harus diproses secara cepat. Proses pick & pack bisa meningkat drastis, bahkan sampai memenuhi seluruh area gudang.

Di sinilah tantangan yang umumnya muncul:

• Keterbatasan ruang, gudang yang biasanya cukup lega, tiba-tiba terasa penuh karena volume barang lipat ganda.
• Potensi kesalahan pick up, salah ambil produk atau salah ukuran jadi risiko tinggi ketika staf berpacu dengan waktu.
• Kemasan yang dikerjakan terburu-buru akibat kejar deadline bisa membuat packing tidak rapi, dan berpotensi merusak barang saat di perjalanan.

Untuk mengurangi risiko, perusahaan biasanya menyiapkan strategi optimalisasi. Layout gudang ditata ulang agar alur barang lebih efisien. Tambahan shift malam diberlakukan agar tidak ada bottleneck di siang hari. Penggunaan barcode scanner dan Warehouse Management System (WMS) juga membantu mempercepat proses sekaligus mengurangi human error.

Dengan cara ini, warehouse bisa menjaga agar ratusan ribu paket tetap dapat diproses sesuai jadwal tanpa mengorbankan kualitas.

Tantangan pada Divisi Logistik & Pengiriman

Setelah barang selesai diproses di gudang, tantangan sesungguhnya belum selesai. Justru di tahap pengiriman, tekanan bisa semakin terasa.

Bayangkan ribuan paket harus keluar dari warehouse dalam waktu singkat. Mitra logistik pun akan kewalahan, karena menghadapi volume tinggi dari banyak seller sekaligus. Kendala eksternal seperti lalu lintas padat, cuaca buruk, atau kapasitas armada terbatas bisa memperlambat proses.

Untuk mengatasinya, divisi logistik perlu strategi matang:

• Penjadwalan pengiriman agar paket bisa diprioritaskan berdasarkan Service Level Agreement (SLA).
• Koordinasi erat dengan partner ekspedisi, memastikan armada siap menjemput barang sesuai jadwal.
• Prioritas untuk same-day atau next-day delivery, terutama untuk pelanggan premium yang membayar ekstra.

Tanpa koordinasi kuat, mudah sekali terjadi penumpukan paket yang membuat keterlambatan berantai.

Peran Teknologi dan Sistem Terintegrasi

Di tengah kompleksitas ini, teknologi menjadi penyelamat. Sistem Order Management memastikan semua pesanan tercatat rapi. Integrasi dengan marketplace membuat update status pesanan otomatis, sehingga CS bisa memberikan informasi akurat kepada pelanggan.

Warehouse Management System (WMS) membantu gudang mengatur alur masuk-keluar barang secara efisien, sementara real-time tracking memberi transparansi kepada pelanggan. Dengan sistem ini, gap informasi antara CS, gudang, dan pembeli bisa diminimalkan.

Pada akhirnya, teknologi bukan hanya soal mempercepat proses, tapi juga menjaga kepercayaan pelanggan.

Pelajaran & Rekomendasi untuk Seller Menghadapi Perang Diskon

Bagi seller, tanggal kembar atau momen “perang diskon” adalah kesempatan emas. Namun, tanpa persiapan matang, momen ini bisa berubah jadi bumerang. Ada beberapa pelajaran penting yang bisa dipetik:

1. Siapkan stok dari jauh hari, jangan menunggu hingga promo dimulai, pastikan inventory sudah aman sebelum tanggal kembar.
   
2. Atur tim CS & warehouse dengan baik, jangan hanya fokus pada iklan atau promosi, tapi juga atur tenaga kerja yang menjadi garda terdepan menghadapi lonjakan.
   
3. Manfaatkan teknologi, mulai dari template respons CS, WMS, hingga integrasi marketplace, semua bisa mengurangi potensi kesalahan.

Seller yang mampu mengelola operasional dengan baik akan lebih siap memanfaatkan hype, sekaligus menjaga reputasi toko mereka.

Tanggal kembar di e-commerce memang identik dengan diskon besar dan belanja hemat. Tapi bagi para pelaku di balik layar, suksesnya momen ini ditentukan oleh koordinasi banyak divisi CS yang siap siaga, warehouse yang terorganisir, logistik yang handal, serta sistem teknologi yang menyatukan semuanya.

Artinya, keberhasilan tanggal kembar bukan sekadar gimmick promosi, tapi hasil kerja keras tim operasional di semua lini.

Bagi brand dan seller, ada baiknya mulai mempersiapkan diri dari sekarang. Jangan hanya mengandalkan promo besar, tapi pastikan semua proses di belakang layar juga berjalan mulus. 

Dan jika ingin lebih tenang menghadapi hectic-nya tanggal kembar, Anda bisa mengandalkan FAS untuk mendukung customer service, warehousing, hingga pengiriman. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada strategi penjualan, sementara operasional tetap terkendali.

Hubungi Kami di WA: +628041745745. Kunjungi Website FAS dan laman sosial media kami di Instagram & TikTok FAS.