Microsoft Excel merupakan alat yang sering digunakan di berbagai bidang pekerjaan. Meskipun begitu ternyata tetap saja ada yang masih mengetik angka dan menjumlahkan secara manual. Padahal di dalam Excel memiliki rumus-rumus dasar yang bisa mempercepat pekerjaan dan mengurangi kesalahan sehingga pekerjaan Anda bisa lebih efisien. 

Anda tertarik ingin belajar mengenai rumus dasar Excel? Berikut adalah beberapa rumus dasar Excel yang wajib dikuasai untuk meningkatkan produktivitas kerja!  

Mengenal Rumus Dasar Excel dan Kegunaannya!

Cara untuk mengetahui tutorial lengkap belajar rumus dasar Excel untuk pemula bukanlah hal yang sulit. Memang benar Excel punya banyak rumus namun bukan berarti semuanya harus langsung dihafalkan. Anda cukup fokus pada rumus yang memang banyak digunakan dalam dunia kerja yang mencakup penjumlahan atau pemeringkatan nilai di dalam Excel sebagai berikut!

A. SUM – Menjumlahkan Angka Secara Otomatis 

SUM merupakan rumus dalam Excel yang digunakan untuk menjumlahkan angka di dalam sel tertentu. Contohnya Anda bisa menjumlahkan angka yang ada di dalam sel A2 sampai dengan A5 menggunakan rumus yang sudah ditentukan. 

Formula: =SUM(A2:A6)

Dalam penggunaannya ada beberapa cara cepat menjumlahkan angka di excel dengan rumus SUM seperti di bawah ini!

• Penjumlahan Data Secara Otomatis: Anda yang ingin menjumlahkan angka lebih cepat bisa langsung klik tombol AutoSum. Dengan adanya rumus tersebut bisa membantu Anda mendapatkan hasil data lebih cepat. Caranya pilih sel di samping atau bawah data yang akan dijumlahkan kemudian tekan AutoSum (Σ) atau Alt+=.

Tunggu maka Excel akan langsung menemukan rentang data yang dijumlahkan dan menampilkan hasil dari penjumlahannya secara akurat. 

• Penjumlahan Data yang Tidak Berurutan: Excel tidak hanya bisa menjumlahkan data yang sifatnya urut namun juga yang tidak berurutan. Caranya adalah dengan memberikan tanda (+) untuk memisahkan antara beberapa sel yang akan dijumlahkan. Contohnya kalau Anda ingin menjumlahkan sel yang jaraknya jauh seperti  “=SUM(C10+C12+C14)”.
• Penjumlahan Data dengan SUM: Perhitungan ini menggunakan cara paling sederhana dan bisa dilakukan ketika datanya urut Anda hanya perlu pakai rumus aslinya seperti “=SUM(A1:A5)”. 

B. AVERAGE – Menghitung Rata-Rata 

Rumus Excel yang sering digunakan dalam pekerjaan kantoran selanjutnya adalah Average yang bisa dipakai untuk menghitung rata-rata angka dari beberapa sel yang dijumlahkan. Rumus ini sangat membantu mengetahui nilai rata-rata dari sebuah barang penjualan yang diletakkan pada sel A2 sampai A25 dan seterusnya. 

Formula: =AVERAGE(A2:A25)

C. MAX – Menentukan Nilai Tertinggi dalam Data 

Berikutnya ada Max yang digunakan untuk mencari angka tertinggi dalam sebuah deretan sel yang penuh dengan angka. Rumus ini bisa memudahkan Anda untuk mencari nilai penjualan tertinggi pada periode penjualan tertentu dibandingkan harus mencarinya secara manual. Anda bisa menemukannya dari data pada sel deret baik ke samping maupun ke bawah. 

Formula: =MAX(A2:A13)

D. MIN – Menentukan Nilai Terendah dalam Data 

Selain bisa digunakan untuk mencari nilai penjualan paling tinggi Anda juga bisa menggunakan rumus dalam mencari nilai penjualan yang terendah. Sama dengan MAX untuk MIN Anda juga hanya perlu memasukkan informasi pada sel deret menuju samping maupun bawah. Tidak perlu lagi membuang waktu untuk mencarinya secara manual. 

Formula:  =MIN(A2:A13)

E. IF – Menentukan Kondisi Tertentu  

Bagaimana menggunakan rumus IF di Excel untuk menentukan kondisi? Sebelum masuk ke pembahasan tersebut Anda perlu tahu fungsi utama dari rumus IF pada Excel. Rumus yang satu ini menjadi rumus yang memainkan logika khusus dan terkesan kompleks dibandingkan rumus sebelumnya. Anda membutuhkan rumus tersebut untuk analisis data yang lebih khusus seperti lulus/tidak lulus. 

Dalam dunia kerja rumus IF juga digunakan untuk membedakan antara analisis data yang masuk ke dalam laporan keuangan untuk tahu valid tidaknya transaksi yang dilakukan. 

Formula: =IF(A2>75;”VALID”;”INVALID”)

IF merupakan kependekan dari if/then statement atau IF statement. Sehingga data yang diberikan nanti merupakan jawaban dari dua pilihan yang sudah disediakan sesuai analisa komponen yang dilakukan. Untuk memahami maksud formula yang diberikan Anda bisa memperhatikan komponennya sebagai berikut!

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Keterangan:

• Logical_test: sebuah pernyataan yang nantinya akan diuji logikanya 
• Value_if_true: hasil atau nilai yang didapatkan kalau pernyataan tersebut memang benar (TRUE). 
• Value_if_false: hasil atau nilai yang didapatkan apabila pernyataan tersebut sudah terbukti salah (FALSE). 

Ketentuan penting dalam menggunakan rumus tersebut adalah Anda perlu memasukkan komponen logical_test dan value_if_true kemudian untuk komponen yang value_if_false tidak perlu dicantumkan. Untuk mendapatkan hasil lebih spesifik Anda juga bisa mencantumkan operator matematika sebagai berikut!

• = (sama dengan)
• <> (tidak sama dengan)
• < (kurang dari)
• <= (kurang dari sama dengan)
• > (lebih dari)
• dan >= (lebih dari sama dengan).

F. VLOOKUP – Mencari Data Secara Vertikal 

Rumus Excel yang sering digunakan dalam pekerjaan kantoran selanjutnya ada VLOOKUP yang memiliki konsep lebih rumit dibandingkan IF. VLOOKUP digunakan untuk mendapatkan data secara tegak atau vertikal. 

Formula: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Keterangan: 

• Lookup_vlue: Bisa diisi dengan nilai atau sel. 
• Table_arrat: Isi dengan sel atau tabel yang digunakan untuk tujuan pencarian. 
• Col_Index_num: Bagian tersebut bisa digunakan untuk kolom yang akan diambil nilainya. 

VLOOKUP digunakan ketika Anda membutuhkan informasi dalam tabel vertikal dimana data yang dicari ada di kolom paling pertama dan hasil yang diinginkan ada di kolom bagian kanan. Agar memiliki gambaran yang lebih jelas dari penggunaan rumusnya Anda bisa cek contohnya sebagai berikut!

	A	B	C
1	Produk	Harga	Stok
2	Buku Tulis	5000	400
3	Pensil	2000	500
4	Bolpoin	3000	500

Dari tabel di atas Anda ingin tahu harga dari produk “Pensil” maka dibutuhkan penggunaan rumus VLOOKUP. 

=VLOOKUP(“Pensil”, A2;C4, 2, FALSE)

Keterangan: 

• “Pensil” adalah nilai yang akan dicari pada kolom tabel pertama. 
• A2 adalah rentang daya yang berisi informasi berupa produk, harga dan juga stok. 
• 2 adalah nomor dari indeks kolom yang berisi nilai. Pada tabel di atas kolom keduanya berisi informasi harga. 
• Formula FALSE dimasukkan untuk mencari yang sesuai. 

Menguasai rumus dasar Excel bisa membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan memahami rumus seperti SUM, IF, dan VLOOKUP, pekerjaan administratif dan analisis data bisa dilakukan dengan lebih mudah dan akurat.  Tidak mau pusing untuk mempelajari rumus Excel apalagi pembukuan sudah banyak? Gunakan bantuan FAS untuk kebutuhan fulfillment yang lebih akurat. 

FAS membantu Anda mempersiapkan keseluruhan proses manajemen bisnis yang lebih siap baik marketing maupun pembukuan dengan hasil yang akurat. Anda tidak perlu banyak membutuhkan tenaga kerja atau belajar perhitungan dalam sekali waktu. Percayakan pengelolaan bisnis pada FAS dan dapatkan laporan yang lebih transparan. 

Coba gunakan rumus-rumus Excel ini sekarang dan rasakan kemudahannya dalam pekerjaan sehari-hari! Masih dalam tahap belajar dan takut salah dalam merekap analisis data? FAS hadir untuk membantu menyelesaikan permasalahan Anda tentang pemenuhan dan pengaturan bisnis yang lebih baik. Hubungi Kami: 628041745745! Bisa juga meluncur ke akun Instagram fas.fulfillment.